Os inventários devem ser realizados periodicamente, a fim de otimizar a gestão do estoque. Algumas empresas o realizam com maior frequência, mensalmente, semanalmente, trimestralmente e etc. Porém, a grande maioria o executa somente no final ou início de ano.
Antes de irmos para o passo a passo de como realizar um inventário de estoque, gostaríamos de falar um pouco mais sobre o assunto.
O que é o inventário e qual sua importância
O inventário é basicamente é uma relação dos itens disponíveis em estoque e que são armazenados por uma empresa, seja internamente ou externamente. Realizar o inventário é uma rotina para identificar, classificar e contar todos esses itens.
Ele serve para lhe direcionar quais mercadorias você deve comprar mais, quais estão com fluxo maior e assim tomar decisões estratégicas.
Além disso, ele pode evitar erros pela falta de gerenciamento do estoque. Agora vamos ao passo a passo de como realizar um inventário de estoque.
#01. Defina o tipo de inventário
Existem três tipos de inventário: rotativo, periódico e geral.
No rotativo, a frequência da contagem do estoque é pré-definida – mensal, quinzenal, semanal ou diária. Costuma ser aplicado em empresas com alto fluxo de entrada e saída de produtos.
O inventário periódico calcula a quantidade de produtos no final de um determinado período. É utilizado para conferência do estoque, atualizar os dados que estejam inconsistentes no sistema e gerar relatórios financeiros.
Por fim, o geral é também conhecido em algumas empresas como balanço. O estabelecimento normalmente fecha e todos os itens são contados a fim de atualizar o estoque físico com o registrado e corrigindo eventuais inconsistências.
A escolha do tipo de inventário vai depender da dinâmica do seu estabelecimento e como ele deverá cumprir a frequência determinada pelo modelo escolhido.
#02. Defina o dia que será realizado
Ao escolher o tipo de inventário defina o dia em que ele será executado. Dê preferência a dias com menor movimento e prepare e instrua sua equipe para esse dia. Caso seja necessário fechar, avise aos clientes antecipadamente através das redes sociais, aplicativos de mensagens, e-mail marketing e coloque cartazes na porta do estabelecimento no dia do fechamento.
É muito importante nenhuma movimentação do estoque seja feita para garantir o sucesso do procedimento e seus resultados.
#03. Defina a equipe responsável
Escolha a pessoa ou equipe que irá executar a contagem de itens. É muito importante que elas sejam treinadas e capacitadas antecipadamente. Se o processo envolver etapas, divida as funções por pessoa ou equipe. Você pode dividir também por setores ou grupo de mercadorias.
#04. Organize a mercadoria antes da contagem
A arrumação dos itens em prateleiras ou armários facilita a contagem. Organize por categorias específicas e em ordem alfabética. Isso ajuda bastante a agilizar o item a ser encontrado facilmente quando solicitado, seja no ato do inventário, como também no dia a dia da empresa. Portanto, aproveite o momento do inventário para arrumar também o seu estoque e otimizar sua rotina.
#05. Conte com a tecnologia
Ao conferir um item, conte-o mais de uma vez para ter certeza e validar se a contagem está correta. Isso irá evitar dúvidas que possam vir a surgir. Depois é só conferir com o estoque que está registrado e atualizar, caso seja necessário.
Você pode fazer todo esse processo manualmente, porém contar com a ajuda de um sistema de gestão poderá facilitar e agilizar todo esse processo. O Zeus Gestão ferramentas para elaboração e controle de estoque de forma mais segura e atualizada.
Quanto ao controle de estoque, o Zeus Gestão traz em suas funcionalidades:
- Informações precisas e detalhadas no momento da venda;
- Controle de estoque mínimo;
- Sugestão de compra;
- Apuração de Custo de Mercadoria Vendida (CMV);
- Reserva de estoque;
- Conversão de unidades de medida;
- Sugestão de preço;
- Inventário;
- Balanço;
- Fórmulas personalizáveis para definição do preço de venda;
- Romaneio e controle de entrega.
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